Aviso de prácticas de privacidad

Fecha de entrada en vigor: 14 de marzo de 2024

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ELLA

REVÍSELO DETENIDAMENTE

NUESTRO COMPROMISO EN MATERIA DE INFORMACIÓN SANITARIA:

Entendemos que la información sobre su salud y su atención sanitaria es personal. Nos comprometemos a proteger su información sanitaria. Creamos un registro de los cuidados y servicios que usted recibe de nosotros. Necesitamos este registro para proporcionarle una atención de calidad y para cumplir determinados requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por este consultorio médico, ya sean realizados por su médico personal o por otras personas que trabajen en este consultorio. Este aviso le informará sobre las formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica. También describimos sus derechos sobre la información médica que conservamos sobre usted y describimos ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y divulgación de su información médica.

La ley nos obliga a ello:

• Asegúrese de que la información sanitaria que le identifica se mantiene en privado.
• Darle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información sobre su salud.
• Siga los términos de la notificación actualmente en vigor.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SUS DATOS SANITARIOS

Las siguientes categorías describen las distintas formas en que utilizamos y divulgamos la información sanitaria. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir e intentaremos dar algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en que se nos permite utilizar y revelar información estarán dentro de una de las categorías.

Para tratamiento: Podemos utilizar información sobre su salud para proporcionarle tratamiento o servicios sanitarios. Podemos revelar información sobre su salud a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de sanidad u otro personal que participe en su atención. Pueden trabajar en nuestras oficinas, en el hospital si usted está hospitalizado, o en la consulta de otro médico, laboratorio o farmacia. También pueden trabajar en otro proveedor de atención sanitaria al que podamos remitirle para consulta, para tomar radiografías, realizar pruebas de laboratorio, surtir recetas o para otros fines de tratamiento. Por ejemplo, un médico que le trate de una fractura de pierna puede necesitar saber si usted tiene diabetes porque la diabetes puede ralentizar el proceso de curación. Además, es posible que el médico tenga que comunicar al dietista del hospital si usted tiene diabetes para que podamos organizar las comidas adecuadas. También podemos revelar información sanitaria sobre usted a una entidad que preste asistencia en caso de catástrofe, de modo que su familia pueda ser informada de su estado, situación y localización.

Para el pago: Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para que el tratamiento y los servicios que reciba de nosotros puedan ser facturados y el pago cobrado de usted, una compañía de seguros o un tercero. Por ejemplo, podemos ponernos en contacto con su compañía de seguros para verificar su derecho a recibir prestaciones o podemos facilitar a su plan de salud información sobre su visita al consultorio para que su plan de salud nos pague o le reembolse a usted el importe de la visita. También podemos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que vaya a recibir para obtener la aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento.

Para operaciones de atención sanitaria: Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted para operaciones de nuestra práctica de atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar nuestra práctica y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban una atención de calidad. Por ejemplo, podemos utilizar información médica para revisar nuestro tratamiento y servicios y para evaluar el rendimiento de nuestro personal en el cuidado de usted. También podemos combinar la información sanitaria de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales debemos ofrecer, qué servicios no son necesarios, si determinados tratamientos nuevos son eficaces y para ver dónde podemos introducir mejoras. Podemos eliminar información que le identifique de este conjunto de información sanitaria para que otros puedan utilizarla para estudiar la prestación de asistencia sanitaria sin saber quiénes son nuestros pacientes concretos.

Recordatorios de citas: Podemos utilizar y divulgar información sanitaria para ponernos en contacto con usted a fin de recordarle que tiene una cita. Normalmente le llamaremos a su casa y/o al número de teléfono móvil que nos haya proporcionado el día anterior a su cita y le dejaremos un mensaje, en su contestador automático o con una persona que responda a nuestra llamada telefónica. Le rogamos que nos comunique si no desea que nos pongamos en contacto con usted en relación con su cita, o si desea que utilicemos un número de teléfono o una dirección diferentes para ponernos en contacto con usted con este fin.

Estudiantes: Los estudiantes, internos y residentes de programas de atención sanitaria trabajan en nuestras clínicas de vez en cuando para cumplir sus requisitos educativos o para obtener experiencia en atención sanitaria. Estas personas pueden observar o participar en su tratamiento o utilizar información sanitaria sobre usted para ayudarles en su formación. Usted tiene derecho a negarse a ser examinado, observado o tratado por cualquier estudiante, interno o residente. Si no desea que un estudiante, interno o residente participe en su atención, notifíqueselo a su proveedor.

Asociados comerciales: En ocasiones contratamos servicios con otras empresas o particulares. Por ejemplo, empresas de almacenamiento de historiales médicos, servicios de facturación, servicios de contestador automático y consultores. Podemos revelarles su información sanitaria para que puedan realizar el trabajo que les hemos encomendado. Para proteger su información médica, tenemos contratos con cada una de estas empresas y/o individuos y ellos están sujetos a las mismas normas de privacidad que nosotros.

Divulgación de información a familiares/amigos: Nuestros proveedores y personal, utilizando su juicio profesional, pueden divulgar a un miembro de su familia, un amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique, su información de salud en la medida en que sea relevante para la participación de esa persona en su cuidado o pago relacionado con su cuidado. Siempre que sea posible, le daremos la oportunidad de oponerse a dicha divulgación. Podemos revelar la información sanitaria de niños menores a sus padres o tutores a menos que dicha revelación esté prohibida por la ley.

Investigación: En determinadas circunstancias, podemos utilizar y divulgar información sanitaria sobre usted con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede consistir en comparar la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con los que recibieron otro, para la misma enfermedad. No obstante, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y su uso de la información sanitaria, intentando equilibrar las necesidades de la investigación con la necesidad de los pacientes de privacidad de su información sanitaria. Antes de que utilicemos o divulguemos información sanitaria para investigación, el proyecto habrá sido aprobado mediante un proceso de aprobación de investigación; pero podemos divulgar información sanitaria sobre usted a personas que se estén preparando para llevar a cabo un proyecto de investigación. Por ejemplo, podemos ayudar a posibles investigadores a buscar pacientes con necesidades sanitarias específicas, siempre que la información sanitaria que revisen no salga de nuestras instalaciones. Siempre le pediremos su permiso específico si el investigador va a tener acceso a su nombre, dirección u otra información que revele quién es usted.

Por imperativo legal: Divulgaremos información sanitaria sobre usted cuando así lo exija la legislación federal, estatal o local.

Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad: Podemos utilizar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad del público. No obstante, la divulgación sólo se hará a quien pueda ayudar a prevenir la amenaza.

Militares y veteranos: Si usted es miembro de las fuerzas armadas o se ha separado/se ha dado de baja de los servicios militares, podemos divulgar información médica sobre usted según lo requieran las autoridades del comando militar o el Departamento de Asuntos de Veteranos, según corresponda. También podemos divulgar información médica sobre personal militar extranjero a las autoridades militares extranjeras correspondientes.

Indemnización laboral: Podemos divulgar información médica sobre usted para programas de compensación laboral o similares. Estos programas proporcionan prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos para la salud pública: Podemos divulgar información médica sobre usted para actividades de salud pública. Estas actividades suelen incluir las siguientes:

• Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.
• Informar de nacimientos y defunciones.
• Para denunciar malos tratos o abandono de menores.
• Para notificar reacciones a medicamentos o problemas con productos.
• Notificar a los ciudadanos la retirada de productos que puedan estar utilizando.
• Notificar a la persona u organización obligada a recibir información sobre productos regulados por la FDA.
• Notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o pueda correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
• Para notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando lo exija o autorice la ley.

Actividades de supervisión sanitaria: Podemos revelar información sanitaria a una agencia o actividad de supervisión sanitaria autorizada por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema sanitario, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Demandas y litigios: Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos revelar información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por otra persona involucrada en la disputa, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle acerca de la solicitud o para obtener una orden de protección de la información solicitada.

Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar información médica si así lo solicita un funcionario encargado de hacer cumplir la ley:

• En la notificación de determinadas lesiones, como exige la ley, heridas de bala, quemaduras, lesiones a autores de delitos.
• En respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, emplazamiento o proceso similar.
• Identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.
• Nombre y dirección
• Fecha o lugar de nacimiento
• Número de la seguridad social
• Grupo sanguíneo o factor rh; Tipo de lesión
• Fecha y hora del tratamiento y/o fallecimiento, si procede
• Una descripción de las características físicas distintivas
• Sobre la víctima de un delito, si la víctima está de acuerdo con la divulgación o, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la persona.
• Sobre una muerte que creemos que puede ser el resultado de una conducta criminal.
• Sobre la conducta delictiva en nuestras instalaciones.
• En circunstancias de emergencia, para denunciar un delito; la localización del delito o de las víctimas; o la identidad, descripción o localización de la persona que cometió el delito.

Notas de psicoterapia: Se entiende por notas de psicoterapia las notas grabadas (en cualquier soporte) por un profesional de la salud mental que documenta o analiza el contenido de una conversación durante una sesión de asesoramiento privado o una sesión de asesoramiento en grupo, conjunta o familiar, y que están separadas del resto de la historia clínica del individuo. Las notas de psicoterapia excluyen la prescripción y supervisión de medicación, las horas de inicio y finalización de la sesión de asesoramiento, las modalidades y frecuencias del tratamiento suministrado, los resultados de las pruebas clínicas y cualquier resumen de los siguientes puntos: diagnóstico, estado funcional, el plan de tratamiento, los síntomas, el pronóstico y el progreso hasta la fecha.

Podemos utilizar o divulgar sus notas de psicoterapia, según lo exija la ley, o:

• Para uso de Neighborhood Healthcare en el curso de la prestación de atención a usted
• En programas supervisados de formación en salud mental para estudiantes, aprendices o profesionales
• Por la entidad cubierta para defender una acción legal u otro procedimiento iniciado por el individuo
• Para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
• Para la supervisión sanitaria de Neighborhood Healthcare
• Para uso o divulgación al forense o al médico forense para informar de la muerte de un paciente
• Para su uso o divulgación al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS) en el curso de una investigación

Médicos forenses, examinadores sanitarios y directores de funerarias: Podemos revelar información sanitaria a un médico forense o examinador sanitario. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos revelar información sanitaria sobre pacientes a directores de funerarias cuando sea necesario para el desempeño de sus funciones.

Seguridad nacional y actividades de inteligencia: Podemos divulgar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Servicios de protección para el Presidente y otras personas: Podemos divulgar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros o realizar investigaciones especiales.

Reclusos: Si está usted internado en una institución penitenciaria o bajo custodia de un agente de la autoridad, podemos revelar información sobre su salud a la institución penitenciaria o al agente de la autoridad. Esta divulgación sería necesaria (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

AUTORIZACIÓN PARA OTROS USOS DE SU INFORMACIÓN SANITARIA

Los usos de su información médica que no estén contemplados en nuestro actual Aviso de prácticas de privacidad o en las leyes que se nos aplican se realizarán únicamente con su autorización por escrito. Esto incluiría divulgaciones de notas de psicoterapia, divulgaciones que constituirían una venta de información y divulgaciones de información utilizada para marketing. Si usted nos autoriza a utilizar o divulgar información sobre su salud, puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, dejaremos de utilizar o divulgar información sanitaria sobre usted por los motivos contemplados en su autorización por escrito. Usted entiende que no podemos retirar ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su permiso y que estamos obligados a conservar nuestros registros de la atención que le hemos prestado.

SUS DERECHOS EN RELACIÓN CON SU INFORMACIÓN SANITARIA

Usted tiene los siguientes derechos en relación con la información sanitaria que conservamos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y copiar: Tiene derecho a inspeccionar y copiar la información sanitaria que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su atención. Normalmente, esto incluye los historiales médicos y de facturación.

Para inspeccionar u obtener una copia de la información sanitaria que puede utilizarse para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito a una recepcionista o a un empleado de registros médicos de su centro de atención primaria. Si solicita una copia de la información, podemos cobrarle una tarifa por los costes de copia, envío u otros suministros y servicios relacionados con su solicitud.

Dado que mantenemos su información sanitaria en una historia clínica electrónica, también tiene derecho a solicitar que se le envíe una copia electrónica de su historia clínica a usted o a otra persona o entidad. Podemos cobrarle una tarifa razonable basada en los costes y limitada a los costes de mano de obra asociados a la transmisión de la historia clínica electrónica.

Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias muy limitadas, incluidas las solicitudes de notas de psicoterapia. Si se le deniega el acceso a la información sanitaria, puede solicitar que se revise la denegación. Otro profesional sanitario colegiado elegido por nuestra consulta revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la misma que denegó su solicitud. Cumpliremos con el resultado de la revisión.

Derecho de rectificación: Si cree que la información sanitaria que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una modificación mientras conservemos la información. Para solicitar una modificación, debe hacerlo por escrito, presentarla a nuestro Responsable de Privacidad y debe constar en una página de papel legible escrita a mano o a máquina con un tamaño de letra de al menos 10 puntos. Además, deberá justificar su solicitud de modificación.

Podemos denegar su solicitud de modificación si no se presenta por escrito o no incluye una razón que la justifique. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:

• No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación.
• No forma parte de la información sanitaria conservada por o para nuestra consulta.
• No forma parte de la información que usted puede inspeccionar y copiar o
• Es preciso y completo.

Cualquier modificación que hagamos de su información sanitaria se comunicará a aquellas personas con las que divulguemos información según lo especificado anteriormente.

Derecho a una relación de divulgaciones: Tiene derecho a solicitar una relación de todas las divulgaciones de su información sanitaria que hayamos realizado, excepto en el caso de los usos y divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención sanitaria, tal y como se ha descrito anteriormente.

Para solicitar esta lista de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro responsable de privacidad. Su solicitud debe indicar un periodo de tiempo que no podrá ser superior a seis años y no podrá incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses será gratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarle por los costes de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se incurra en gasto alguno. Le enviaremos por correo una lista de las divulgaciones en formato impreso en un plazo de 30 días a partir de su solicitud, o le notificaremos si no podemos facilitarle la lista en ese plazo y en qué fecha podremos facilitársela; pero esta fecha no superará un total de 60 días a partir de la fecha en que usted realizó la solicitud.

Derecho a solicitar restricciones: Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información sanitaria que utilicemos o divulguemos sobre usted para tratamientos, pagos u operaciones de atención sanitaria. También tiene derecho a solicitar que se limite la información sanitaria que revelemos sobre usted a alguien que participe en su atención o en el pago de la misma, como un familiar o amigo. Por ejemplo, puede pedirnos que restrinjamos a una enfermera concreta el uso de sus datos, o que no revelemos información a su cónyuge sobre una intervención quirúrgica a la que se ha sometido.

No estamos obligados a acceder a su solicitud de restricciones si no nos resulta factible garantizar nuestro cumplimiento o creemos que repercutirá negativamente en la atención que podamos prestarle. Si estamos de acuerdo, accederemos a su solicitud a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia. Para solicitar una restricción, debe dirigirse por escrito a nuestro responsable de privacidad. En su solicitud, debe indicarnos qué información desea limitar y a quién desea que se apliquen los límites; por ejemplo, el uso de cualquier información por parte de una enfermera específica, o la divulgación de una cirugía específica a su cónyuge.

Si pagó de su bolsillo por un artículo o servicio específico, y pagó en su totalidad, tiene derecho a solicitar que la información médica con respecto a ese artículo o servicio no sea divulgada a un plan de salud para fines de pago u operaciones de atención médica.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre cuestiones de salud de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo o por correo a un apartado de correos.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe dirigir su solicitud por escrito a nuestro Responsable de Privacidad. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Atenderemos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

Derecho a recibir notificación de una infracción: Estamos obligados a notificarle por correo de primera clase o por correo electrónico si usted ha indicado que como su preferencia, de cualquier violación de Información de Salud Protegida tan pronto como sea posible, pero en cualquier caso, a más tardar 60 días después del descubrimiento de la violación. Le facilitamos la siguiente información:

• Una breve descripción de la infracción que incluya la fecha de la infracción y la fecha de descubrimiento.
• Una descripción de la información divulgada.
• Las medidas que hemos tomado para investigar, mitigar las pérdidas y prevenir nuevas infracciones.
• Información de contacto que puede utilizar para hacer preguntas u obtener información adicional.

Derecho a una copia impresa de este aviso: Tiene derecho a obtener una copia impresa de este aviso en cualquier momento. Para obtener una copia, solicítela a la recepcionista de su clínica.

También puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web, www.nhcare.org, o solicitando que se le envíe una copia de este aviso por correo electrónico a Operations@nhcare.org. Si tenemos constancia de que no se ha podido entregar el mensaje electrónico, se le facilitará una copia en papel del aviso. Aunque haya recibido un aviso por vía electrónica, sigue teniendo derecho a recibir una copia en papel si así lo solicita.

Nos reservamos el derecho a modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer efectivo el aviso revisado o modificado para la información sanitaria que ya tenemos sobre usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Colocaremos una copia del aviso actual en nuestras instalaciones. El aviso contendrá en la primera página, en la esquina superior derecha, la fecha de entrada en vigor y en la parte inferior de cada hoja, la fecha de revisión. Además, cada vez que se registre para recibir tratamiento o servicios sanitarios, le ofreceremos una copia del aviso actual en vigor.

QUEJAS

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja a Neighborhood Healthcare o al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, 200 Independence Ave, SW, Washington, DC 20201. También puede presentar una queja ante la Oficina de Integridad de la Información de California (CALOHI) por correo electrónico a enforce@ohi.ca.gov o llamando al 888-549-8674. Para presentarnos una queja, solicite un formulario de queja a la recepcionista de su clínica, rellénelo y envíelo. Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le penalizará por presentar una queja.

Acuse de recibo de la presente notificación

Le pediremos que firme un formulario aparte en el que reconoce que ha recibido una copia de este aviso. Si usted lo desea, o no puede firmar, un miembro del personal firmará con su nombre. Este acuse de recibo se archivará en su expediente. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, póngase en contacto con el responsable de privacidad de Neighborhood HealthCare llamando al (833) 867-4642.